Por que fracasan los Proyectos TI en nuestras Empresas (www.enelit.com)

Por que fracasan los Proyectos TI en nuestras Empresas De este tema vengo hablando hace bastantes años, sin embargo, los problemas se repiten una y otra vez como una maldición gitana. En más de una ocasión, por insistir en hacer las cosas bien… a la primera, me ha traído problemas, sin embargo, no me he desanimado y sigo evangelizando. ¡Debemos parar este despilfarro de recursos!, que se podrían dedicar a resolver otros problemas urgentes que aquejan a las naciones. Tengo más de 30 años de experiencia; 5 de ellos dedicados a la Auditoría Informática. Trabajé en PWC y KPMG. Tuve la oportunidad de auditar distintas empresas de distintos segmentos, y pude apreciar el mismo mal, endémico: · Ausencia de compromiso de la alta dirección. La eficiencia y eficacia del área TI es responsabilidad de la alta dirección. · Ausencia de un sponsor, que patrocine el proyecto, · El Gerente del proyecto TI, carece de competencias blandas o Capacidad de Liderazgo o Capacidad para resolver conflictos o Capacidad para negociar en forma efectiva · La estrategia TI no está subordinada a la estrategia empresarial, · Nadie tiene claro la “Misión del Proyecto” , es decir, por que existe el proyecto, · Ausencia de identificación y gestión de los interesados (stakeholders), · El alcance del proyecto es difuso, · Los objetivos son poco claros, · Falla en el levantamiento de requerimientos, a pesar de todas las técnicas que existen, · Ausencia de la aplicación de las mejores prácticas en el diseño y la construcción de software. Es como si la Ingeniería de software no existiera, · Presencia del “Síndrome del Jamón con Huevo”, todos dicen participar, pero nadie se compromete con el proyecto, . Desde el levantamiento de requerimiento a la ejecución. Sin pasar por la planificación. · Mala estimación de tiempos y costos, · El personal TI sin las competencias necesaria para enfrentar el desarrollo del proyecto, · Ausencia de procedimientos que controlen los cambios. El proyecto cae en el descontrol con una facilidad espantosa, · Falta de incentivos y estímulos que motiven y comprometan al equipo de trabajo, · Sacrificar la “CALIDAD” en pos del “Time to Market”, · Fallas en la comunicaciones · Ausencia de trabajo en equipo. Predominan los “Silos Funcionales”, nadie quiere ceder una cuota de poder, · Ausencia de delegación efectiva. Generalmente los que delegan no controlan. Un error de proporciones. Vea usted las estadísticas. Se hable de billones de dólares tirados a la basura, · Creación de falsas expectativas, · Mala gestión de contratos con terceros. · Auditorías deficientes. Contamos con sonado ejemplos, a nivel mundial. - Pasan, directamente, del levantamiento de requerimientos a la ejecución; sin pasar por el proceso de Planificación. Con todos los años que llevo en el ejercicio de la profesión, no ha dejado de sorprenderme el hecho que los profesionales informáticos, de mi país, en general, desechen la planificación como algo innecesario y molesto por que quita tiempo. Que equivocados están. La lista podría continuar, sin embargo, está claro que tenemos mucho que hacer. En ningún caso es complicado. Tan sólo debemos tener la voluntad de hacer las cosas bien… A la primera, utilizando las mejores prácticas. Los invito a no despreciar la teoría. No hay nada más práctico que una buena teoría. AAM

El arte de la Ejecución en los Proyectos (www.enelit.com)

EL ARTE DE LA EJECUCIÓN EN LOS PROYECTOS La ejecución no es la táctica. La táctica es importante para la ejecución. Ningún proyecto se debería emprender sin considerar, seriamente, la capacidad para su ejecución. La ejecución es un sistema y como tal es un conjunto de partes que interactúan de acuerdo a un patrón coherente, en busca de un propósito común; el éxito del proyecto. La ejecución es un proceso sistemático que comprende la discusión rigurosa de que hacer, como hacerlo, cuando y quien debe hacerlo. El líder y el patrocinador (sponsor) del proyecto deben estar profundamente comprometidos con la ejecución. Es más la correcta ejecución debe ser parte de la estrategia empresarial. Muchos proyectos brillantes fracasan por una ejecución deficiente. La ejecución es una de las 5 fases del ciclo de vida de un proyecto. De su correcto desempeño y control depende el éxito del proyecto. Lo que caracteriza un proyecto exitoso tiene que ver con: a) Los entregables cumplen con las expectativas de los interesados, b) Está dentro del presupuesto establecido, c) Cumplió con el plazo acordado. Parece fácil, pero no lo es. Todo parte con una idea o un problema a resolver. Acto seguido se continúa con la planificación para pasar a la ejecución y control y finalmente concluir con el cierre del proyecto. Crear un ambiente de ejecución es difícil, pero perder dicho ambiente es fácil. La eficacia de los procesos se pueden desvanecer rápidamente. La tendencia a mantener el equilibrio y el “status quo”, es una fuerza que no se debe desestimar. A las personas no les agrada tener que abandonar su zona de confort. Otro aspecto relevante a tener en consideración es la “Cultura Organizacional”. Compréndala, no intente cambiarla; es tenazmente persistente. Cambie los hábitos de trabajo y habrá allanado su camino. Su principal objetivo como Líder de Proyectos es que las cosas se hagan bien… a la primera. Para ello debe, entre otros aspectos relevantes: · Identificar y administrar a los interesados en el proyecto, · Tenga muy claro los objetivos del proyecto y su relación con la Estrategia de Negocios, · Identifique los riesgos del proyecto. Priorícelos y desarrolle planes de mitigación, · Planificar, planificar y planificar, sin desmayar, · Seleccionar el equipo de trabajo idóneo y desarrollar la matriz de responsabilidades. · Desarrollar un plan efectivo de comunicaciones y su matriz de distribución · No abandonar la planificación producto de la presión, · Mantener buenas relaciones con la alta dirección, · Mantener buenas relaciones con sus pares (gerentes de otras áreas funcionales), · Resolver problemas y conflictos, de preferencia aplicando una estrategia ganador- ganador, · Gestionar los cambios para evitar perder el control del proyecto · Desarrollar políticas de incentivos que motiven a los equipos de trabajo. Otros aspectos relevantes · Conozca a sus enemigos (le sugiero leer “El arte de la guerra”), · Delegue, sin perder el control. No caiga en el “MicroManagement”, · No sacrifique calidad producto de la presión por terminar, · Muéstrese. NO se oculte en su oficina. Haga relaciones públicas. Realice alianzas estratégicas, · Sea honesto consigo mismo y con los demás. · Mantenga su sentido del humor. La ejecución comprende la estrategia, las personas y las operaciones comprendidas en el proyecto. Si usted se orienta a la ejecución, sus proyectos tendrán una mayor capacidad de maniobra, por que estará muy cerca de la situación. Sin una correcta ejecución, el pensamiento innovador se pierde, el aprendizaje no agrega valor a la Empresa, los equipos de trabajo se desaniman al no lograr plenamente sus objetivos. El fracaso corroe la energía de la empresa. La repetición del fracaso destruye a la Organización. Estimado lector, me despido hasta el próximo artículo en que seguiremos tratando este interesante tema. AAM

La WBS no lo es todo (www.enelit.com)

LA WBS NO LO ES TODO. El día de ayer le explicaba a mis alumnos, del último año de ingeniería informática, la importancia de la WBS (work breakdown structure), conocida también como la estructura de detalle de trabajo (EDT), cuando un alumno me interrumpe y me plantea la siguiente pregunta: - Profesor ¿la WBS es lo mismo que la planificación? - A lo que respondí con un categórico “no”. Acto seguido argumenté lo siguiente: Estimado, la WBS es de vital importancia y todo proyecto debe contar con una, sin importar el tamaño del proyecto. La WSB nos permite, entre otras: - Identificar las actividades - Identificar riesgos - Identificar relaciones entre las actividades - Identificar dependencias - Asignar responsables a las actividades - Estimar tiempos - Estimar costos - Armar los paquetes de trabajo y sus entregables - Identificar los hitos de control Como usted puede ver, la WBS es importante, sin embargo, la planificación de un proyecto es mucho más amplia. Un buen gerente de proyectos planifica como un medio de anticipación a los posibles problemas que puede verse enfrentado un proyecto. Si usted mira el PMBOK (tercera edición) vera que existen 8 planes, a saber: - Planificación del Alcance - Planificación del Tiempo - Planificación de Costos - Planificación de la Calidad - Planificación de las Comunicaciones - Planificación de Riesgos - Planificación del Capital humano - Planificación de las Compras Concluí – Estimado (alumno): como usted podrá observar la WBS no es todo en la Dirección de Proyectos. AAM